1. ÚČEL TÝCHTO ZÁSAD, PREVÁDZKOVATEĽ
1.1. Aký je účel týchto zásad ochrany osobných údajov?
Tieto Zásady ochrany osobných údajov (“Zásady”) majú pomôcť obchodným partnerom a ným súkromným osobám porozumieť ako spoločnosť CHIYODA INTEGRE SLOVAKIA, s.r.o. (“Spoločnosť”) spracúva osobné údaje fyzických osôb, ktoré spolupracujú so spoločnosťou (priamo alebo nepriamo prostredníctvom svojich zamestnávateľov).
Tieto Zásady sú určené fyzickým osobám, ktoré majú alebo (v rozsahu v akom je to stále relevantné) mali bol založený vzťah so spoločnosťou alebo ktorých osobné údaje boli poskytnuté spoločnosti zamestnávateľom takejto fyzickej osoby. Či už ste náš obchodný partner alebo zástupca nášho obchodného partnera, či ste boli vymenovaný obchodným partnerom ako kontaktná osoba obchodného partnera, alebo či ste spoločnosti poslali e-mail, poštou alebo inou formu komunikácie, do tej miery, že naše stretnutie s vami viedlo k tomu, že spoločnosť má prístup k vašim osobným údajom, toto oznámenie je pre vás relevantné.
Tieto Zásady je nutné čítať pozorne a vcelku. Spoločnosť vynaložila všetko úsilie, aby zabezpečila, že tieto Zásady obsahujú úplné a zrozumiteľné informácie o spracovateľských operáciách týkajúcich sa Vašich osobných údajov. Prirodzene, ak by ste mali akékoľvek otázky alebo ak by ste si boli neistí o akýchkoľvek aspektoch spracúvania Vašich osobných údajov v súvislosti v kontexte pracovnoprávneho vzťahu, prosím, neváhajte kontaktovať Spoločnosť na emailovej adrese: admi1@chiyoda.sk alebo telefónnom čísle: +421 2 6353 2358.
1.2. Kto je prevádzkovateľ?
Prevádzkovateľom vo vzťahu k spracúvaniu osobných údajov zamestnancov je Spoločnosť (t.j., CHIYODA INTEGRE SLOVAKIA, s.r.o. so sídlom na: Údernícka 9, 851 01 Bratislava, IČO: 36 709 981, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I, oddiel: Sro, vložka č.: 50095/B).
Spoločnosť musí spracovať vaše osobné údaje, aby splnila svoje zmluvné a iné zákonné povinnosti. Súčasne môže spoločnosť potrebovať spracovať vaše osobné údaje na ochranu svojich oprávnených záujmov vrátane vykonávania svojich obchodných aktivít zodpovedajúcim spôsobom.
Je cieľom Spoločnosti spracúvať všetky osobné údaje, vrátane Vašich osobných údajov, plne v súlade s aplikovateľnými právnymi predpismi, najmä (i) Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/EC (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) a (ii) slovenským zákonom č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov (v rozsahu v akom sa na spracovateľské operácie vzťahuje).
Rovnako je cieľom Spoločnosti zabezpečiť, aby všetky spracovateľské operácie boli uskutočňované bezpečným spôsobom a iba v rozsahu, ktorý je nevyhnutný na dosiahnutie účelu spracúvania, tak ako je uvedené ďalej v týchto Zásadách.
1.3. Čo sa môže stať, ak Spoločnosti nebudú poskytnuté osobné údaje?
Spoločnosť má veľa zmluvných a právnych záväzkov voči svojim obchodným partnerom a orgánom verejnej moci, či iným subjektom verejného práva. Pre účely plnenia týchto povinností, ale tiež pre účely ochrany záujmov Spoločnosti je nutné spracúvať Vaše osobné údaje
Ak potrebné osobné údaje Spoločnosti neposkytnete, Spoločnosť nebude môcť plniť tieto svoje povinnosti, čo môže mať za následok, že Spoločnosť nebude môcť, uzavrieť zmluvu so svojimi obchodnými partnermi alebo reagovať na vašu komunikáciu.
2. OSOBNÉ ÚDAJE, SPRACÚVANIE
2.1. Odkiaľ získavame Vaše osobné údaje?
Spoločnosť získava osobné údaje priamo od Vás alebo od vášho zamestnávateľa, ktorý poskytol Vaše osobné údaje Spoločnosti počas obchodného vzťahu. Spoločnosť, však môže získať niektoré Vaše osobné údaje aj od orgánom verejnej moci vzhľadom na ich dotazovanie alebo zisťovanie. Môže sa stať, že Spoločnosť spracuje osobné údaje, ktoré sú verejne dostupné, najmä pokiaľ ide o kontaktné údaje, ktoré obsahujú aj odkaz na konkrétnu osobu alebo osobné údaje zdieľané skupinovými spoločnosťami patriacimi do rovnakej skupiny spoločností ako Spoločnosť . Upozorňujeme, že Spoločnosť môže vytvoriť ďalšie údaje o vás, ktoré by mohli byť kvalifikované ako osobné údaje a Spoločnosť bude tiež používať a uchovávať takéto osobné údaje.
2.2. Aké druhy osobných údajov sú spracúvané Spoločnosťou?
Pokiaľ si konkrétna situácia nevyžaduje inak, osobné údaje, ktoré Spoločnosť spracúva, môžu obsahovať:
- identifikačné a charakteristické údaje: ako meno, priezvisko, titul, podrobnosti o vašom zamestnávateľovi, pracovné postavenie
- kontaktné údaje: adresa, obchodná adresa, (pracovné) telefónne číslo, e-mailová adresa (pracovná), pracovná pozícia
- informácie o Vás a Vašich skúsenostiach: ako informácie a údaje uvedené na akomkoľvek profesionálnom osvedčení alebo licencii (v príslušnom rozsahu)
Ak sú Spoločnosti poskytnuté iné osobné údaje, Spoločnosť bude vždy starostlivo posudzovať, či takéto osobné údaje sú potrebné na určené účely spracovania. V rozsahu, ktorý nie je potrebný, Spoločnosť nebude spracúvať takéto osobné údaje.
2.3. Aký je účel spracúvania Vašich osobných údajov Spoločnosťou?
Spoločnosť spracúva osobné údaje svojich obchodných partnerov, zástupcov obchodných partnerov a / alebo kontaktných osôb obchodného partnera, aby splnila svoje zmluvné záväzky a zákonné povinnosti (napríklad vedenie účtovníctva, pre daňové účely a pod.). Takéto osobné údaje môžu byť spracované aj na účely oprávnených záujmov spoločnosti, ktorých cieľom je zabezpečiť efektívne a bezpečné vykonávanie obchodných aktivít spoločnosti a skupiny. Osobné údaje môžu byť tiež použité na distribúciu marketingových a propagačných materiálov obchodnému partnerovi treťou stranou.
Vaše kontaktné údaje budú použité aj na účely komunikácie, vrátane odpovedí na akékoľvek dotazy, ktoré môžete adresovať spoločnosti, ako aj poskytnutie propagačných a marketingových materiálov v súvisiacich s podnikateľskými aktivami a produktami spoločnosti a skupiny.
2.4. Aký je právny základ spracovateľských činností?
Podľa aplikovateľných právnych predpisov o ochrane osobných údajov, osobné údaje môžu byť spracúvané iba na základe zodpovedajúceho právneho základu. Spoločnosť spracúva osobné údaje na nasledujúcich právnych základoch:
- plnenie zmluvy
Spracúvanie osobných údajov Spoločnosťou je nevyhnutné na to, aby si Spoločnosť mohla voči Vám plniť povinnosti vyplývajúce zo zmluvy, ktorá bola uzavretá s Vami alebo s Vaším zamestnávateľom. - plnenie právnych povinností
Spracúvanie osobných údajov Spoločnosťou je tiež nevyhnutné, aby Spoločnosť mohla plniť svoje zákonné povinnosti, vrátane poskytovania osobných údajov orgánom verejnej moci. - oprávnený záujem Spoločnosti
V niektorých prípadoch Spoločnosť bude tiež spracúvať Vaše osobné údaje na základe skutočnosti, že Spoločnosť má oprávnený záujem na takom spracúvaní. Tieto prípady zahŕňajú:- uplatňovanie nárokov alebo bránenie sa voči uplatneným nárokom;
- preukazovanie súladu s aplikovateľnými právnymi predpismi, vrátane predpismi ochrany osobných údajov (ako napr. pri výzvach dozorných orgánov);
- bezpečnosť Spoločnosti (ako napr. kontrola vstupu do priestorov Spoločnosti).
- zdieľanie vašich osobných údajov v súvislosti s Vašou prácou s inými spoločnosťami tej istej skupiny spoločností, pre účely bezpečného a efektívneho prevádzkovania podnikateľských činností Spoločnosti
V prípadoch, kedy je spracovanie osobných údajov Spoločnosťou založené na oprávnenom záujme Spoločnosti, Spoločnosť na základe dôkladného posúdenia okolností dospela k záveru, že Vaše záujmy alebo základné práva alebo slobody, ktoré vyžadujú ochranu osobných údajov neprevyšujú oprávnený záujem Spoločnosti.
2.5. Ako dlho budú Vaše osobné údaje spracúvané?
Spoločnosť nebude uchovávať alebo spracúvať Vaše osobné údaje po dobu dlhšiu ako je nevyhnutné na dosiahnutie účelu spracúvaniu alebo ako je vyžadované alebo dovolené právnymi predpismi. Preto, keď účel spracúvania bude naplnený vo vzťahu k spracúvaniu konkrétnych osobných údajov, Spoločnosť prestane takéto osobné údaje spracúvať pre taký účel. Ak by takto spracúvané osobné údaje neboli relevantné pre iný účel, Spoločnosť osobné údaje zmaže hneď ako to bude možné.
Základným pravidlom z hľadiska doby spracúvania osobných údajov je to, že Spoločnosť bude spracúvať Vaše osobné údaje počas trvania zmluvy s obchodným partnerom a po dobu 10 rokov po jeho skončení, ak aplikovateľné právne predpisy neurčujú inú dobu. V rozsahu v akom to bude možné, Vaše osobné údaje pre použitie na štatistické účely budeme anonymizovať.
3. VAŠE PRÁVA
3.1. Čo robí Spoločnosť, aby ochránila Vaše osobné údaje?
Spoločnosť zabezpečuje, aby boli dôsledne a riadne dodržiavané princípy ochrany osobných údajov v zmysle aplikovateľných právnych predpisov a aby sa podľa nich postupovalo pri spracovateľských operáciách. Predovšetkým, Spoločnosť zabezpečuje, aby: (i) sa spracúvali iba tie osobné údaje, ktoré sú nevyhnutné pre daný účel spracúvania, (ii) osobné údaje sa spracúvali iba pre účely, pre ktorý sú získavané alebo (v rozsahu v akom to pripúšťajú aplikovateľné právne predpisy ochrany osobných údajov), pre účel, ktorý je zlučiteľný s týmto pôvodným účelom, a (iii) sa osobné údaje spracúvali iba po nevyhnutne potrebnú dobu.
Osobné údaje budú spracúvané manuálne ako aj automatizovane za pomoci elektronických zariadení.
Spoločnosť prijala primerané technické, administratívne, fyzické a procesné (organizačné) opatrenia na ochranu osobných údajov pri ich používaní a uchovávaní s cieľom chrániť osobné údaje pred zneužitím, neoprávneným prístupom, zverejnením, úpravou alebo zničením. Tieto opatrenia zahŕňajú aj nasledujúce opatrenia:
- ochranné opatrenia technického charakteru: napr. používanie firewall, antivírusových programov, nástrojov šifrovania, hesiel pri prístupe k programovému vybaveniu, monitorovanie systémov (aplikácií) a dátových úložísk s cieľom zabezpečiť súlad s bezpečnostnými politikami Spoločnosti,
- ochranné opatrenia fyzického charakteru: napr. používanie uzamykateľných dverí a spisových skríň, kontrola vstupu do priestorov Spoločnosti a pod., a
- ochranné opatrenia organizačného charakteru: napr. školenia a vzdelávacie kurzy zvyšujúce povedomie o bezpečnosti a dôvernosti, ktorých cieľom je zabezpečiť, aby zamestnanci Spoločnosti pochopili a poznali dôležitosť ochrany osobných údajov a povinného používania vybraných nástrojov pre ich ochranu, ďalším opatrením je prijímanie a uplatňovanie politík ochrany osobných údajov a pravidiel, ktoré definujú ako Spoločnosť spracúva osobné údaje.
3.2. Aké sú Vaše práva v súvislosti so spracúvaním osobných údajov?
Aplikovateľné právne predpisy ochrany osobných údajov Vám v súvislosti so spracúvaním Vašich osobných údajov priznávajú niekoľko práv. Stručná charakteristika týchto práv je uvedená nižšie. Prosím, berte na vedomie, že práva uvedené nižšie môžu byť v niektorých prípadoch obmedzené (napr. v súvislosti so spracúvaním osobných údajov v spojitosti s konaním vedeným s ohľadom na Vašu osobu).
Prosím, neváhajte kontaktovať Spoločnosť, ak by ste mali akékoľvek otázky týkajúce sa Vašich práv.
Právo na informácie
Ako dotknutá osoba máte právo byť informovaná o všetkých dôležitých aspektoch spracúvania Vašich osobných údajov, ibaže aplikovateľné právne predpisy určujú inak. Spoločnosť plní túto svoju povinnosť primárne prostredníctvom týchto Zásad. Napriek tomu, z času na čas môže Spoločnosť zverejniť alebo Vám priamo doručiť ďalšie informácie alebo aktualizáciu týchto Zásad, aby zabezpečila, že v každom čase máte správne a aktuálne informácie o spracovateľských činnostiach.
Právo na prístup a opravu
Ako zamestnanec máte právo na prístup k spracúvaným osobným údajom, ktoré sa Vás týkajú. Toto právo zahŕňa právo byť informovaný, či sú alebo nie sú spracúvané Vaše osobné údaje, aké osobné údaje sú spracúvané ako aj právo poznať účel spracúvania osobných údajov. Nemusíme Vám poskytnúť podrobnosti alebo spracúvané osobné údaje, ak by tým mohli byť negatívne dotknuté práva a slobody iných osôb. Tiež máte právo na opravu alebo doplnenie osobných údajov, ak sú spracúvané osobné údaje nepresné alebo neúplne.
Právo na výmaz (“právo byť zabudnutý”)
Máte právo požadovať, aby za určitých okolností boli Vaše osobné údaje vymazané. Napríklad ak spracúvanie Vašich osobných údajov už nie je potrebné pre naplnenie účelu, pre ktorý boli osobné údaje získané a neexistuje právny základ pre ďalšie spracúvanie týchto osobných údajov alebo tiež v prípade ak je spracúvanie nezákonné alebo ak vymazanie osobných údajov je potrebné na to, aby Spoločnosť splnila svoju právnu povinnosť. Prosím, berte na vedomie, že Vašu požiadavku na výmaz osobných údajov môžeme odmietnuť, ak spracúvanie osobných údajov je dovolené alebo vyžadované podľa právnych predpisov alebo na inom právnom základe.
Právo namietať a obmedziť spracúvanie
Tiež máte právo namietať určitým spracovateľským činnostiam alebo právo požadovať, aby spracúvanie osobných údajov bolo obmedzené, napr. ak máte za to, že spracúvané osobné údaje nie sú pravdivé alebo sa domnievate, že spracúvanie osobných údajov je nezákonné, alebo ak sa domnievate, že Spoločnosť už viac nepotrebuje osobné údaje pre účely uvedené v týchto Zásadách.
Právo na prenosnosť osobných údajov
Tiež máte právo požadovať, aby Vaše osobné údaje, ktoré ste nám poskytli a ktoré sú spracúvané na základe Vášho súhlasu alebo v súvislosti so zmluvou medzi Vami a Spoločnosťou, Vám boli poskytnuté v štruktúrovanej bežne dostupnej a strojovo čitateľnej podobe, ak je to technicky možné. Ak je to technicky možné, tiež môžete požadovať, aby tieto osobné údaje boli prenesené k inému prevádzkovateľovi.
3.3. Čo by ste mali robiť, ak chcete uplatniť Vaše práva alebo ak chcete podať sťažnosť?
Pre uplatnenie Vašich práv môžete (i) kontaktovať oddelenie ľudských zdrojov Spoločnosti (najmä, ak chcete aktualizovať osobné údaje, ktoré o Vás Spoločnosť spracúva), (ii) obrátiť sa na Spoločnosť na vyššie uvedených kontaktných údajoch a predložiť Vašu požiadavku, alebo (iii) obrátiť sa na zamestnanca Spoločnosti povereného konkrétnou agendou, ktorej sa Vaša požiadavka týka. Prosím, berte na vedomie, že Spoločnosť Vás môže kontaktovať a overiť si Vašu identitu, aby sa nestalo, že Vaše osobné údaje budú sprístupnené alebo s inou osobou ako Vami.
Ak chcete podať sťažnosť v súvislosti so spracúvaním osobných údajov Spoločnosťou, prosím obráťte sa na Spoločnosť na kontaktoch uvedených vyššie. Máte však aj právo podať sťažnosť priamo dozornému orgánu, ktorým je:
Názov: Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky
Adresa: Hraničná 12, 820 07, Bratislava 27, Slovenská republika
Telefónne číslo: +421 2 323 132 14
Fax: +421 2 323 132 34
E-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk
Webové sídlo: https://dataprotection.gov.sk/uoou/
Máte nespochybniteľné právo podať sťažnosť priamo vyššie uvedenému dozornému orgán alebo využiť iné prostriedky ochrany, ktoré Vám aplikovateľné právne predpisy (nielen tie na ochranu osobných údajov) priznávajú. Veríme však, že akákoľvek požiadavka alebo sťažnosť, ktorú môžete mať, môže byť vyriešená medzi Vami a Spoločnosťou a preto Vám Spoločnosť odporúča predložiť Vašu požiadavku alebo sťažnosť Spoločnosť, skôr než sa obrátite priamo na dozorné orgány. Spoločnosť Vás uisťuje, že každú žiadosť alebo sťažnosť vybaví v súlade s aplikovateľnými právnymi predpismi ochrany osobných údajov.
4. PRÍJEMCOVIA, TRETIE STRANY, PRENOS OSOBNÝCH ÚDAJOV
4.1. Kto má prístup k Vašim osobným údajom?
Spoločnosť spracúva Vaše osobné údaje prostredníctvom svojich zamestnancov alebo prostredníctvom externých poskytovateľov služieb.
Každý zamestnanec, ktorý má prístup k Vašim osobným údajov bol náležite vyškolený a informovaný o pravidlách a zásadách nakladania s Vašimi osobnými údajmi. Títo zamestnanci majú prístup k osobným údajom v súlade s princípom minimalizácie, čo znamená, že majú prístup iba k takým osobným údajom, ktoré sú nevyhnutne potrebné pre účely spracúvania v rámci plnenia ich pracovných povinností.
Ak sú Vaše osobné údaje spracúvané poskytovateľom služieb zazmluvneným Spoločnosťou, ktorý spracúva Vaše osobné údaje v mene a na účet Spoločnosti, Spoločnosť a tento poskytovateľ služieb uzatvorili zmluvu o spracovaní osobných údajov v súlade s aplikovateľnými právnymi predpismi ochrany osobných údajov. Táto skupina poskytovateľov služieb môže zahŕňať (bez obmedzenia) napríklad poskytovateľov IT služieb.
Každá osoba spracúvajúca Vaše osobné údaje musí postupovať podľa pokynov Spoločnosti.
Spoločnosť tiež môže preniesť Vaše osobné údaje tretím stranám, ktoré ich spracúvajú pre vlastné účely. Takéto tretie strany zahŕňajú (bez obmedzenia) (i) orgány verejnej moci a iné subjekty verejného práva (napr. daňové úrady), a to v súvislosti s plnením zákonných povinností Spoločnosti alebo s cieľom odpovedať na dotazy, ktoré takéto orgány alebo subjekty môžu mať, (ii) spoločnostiam zo skupiny, do ktorej patrí aj Spoločnosť pre účely efektívnej prevádzky celej skupiny spoločností alebo s cieľom prijať služby poskytované iba niektorými spoločnosťami zo skupiny ostatným členom skupiny, a (iii) tretie strany, ktoré môžu byť oslovené Spoločnosťou, aby Spoločnosti alebo priamo Vám poskytli určité špecifické služby, ale ktoré nebudú spracúvať osobné údaje v mene a na účet Spoločnosti.
4.2. Do ktorých krajín budú Vaše osobné údaje prenášané?
Vaše osobné údaje sú primárne spracúvané v rámci Európskej únie, Európskeho hospodárskeho priestoru a Švajčiarska, kde je zabezpečená primeraná miera ochrany Vašich osobných údajov.
Môže sa stať, že z času na čas, Spoločnosť prenesie Vaše osobné údaje alebo údaje vytvorené na základe Vašich osobných údajov (napríklad štatistické údaje z oblasti ľudských zdrojov) spoločnostiam zo skupiny spoločností, do ktorej patrí aj Spoločnosť, ktoré sú v krajinách, ktoré poskytujú nižšiu úroveň ochrany osobných údajov ako krajiny Európskej únie, Európskeho hospodárskeho priestoru a Švajčiarska. Takýmto krajinami sú najmä Japonsko, Čína, krajiny juhovýchodnej Ázie, ale tiež Spojené štáty americké. V prípade takýchto prenosov, Spoločnosť zabezpečí, aby bol prenos uskutočnený plne v súlade s aplikovateľnými právnymi predpismi ochrany osobných údajov, predovšetkým (avšak bez obmedzenia) na základe štandardných zmluvných doložiek prijatých Európskou komisiou. Pre ďalšie podrobnosti prosím kontaktujte Spoločnosť.
5. RÔZNE
5.1. Aby Spoločnosť zabezpečila súlad s aplikovateľnými právnymi predpismi ochrany osobných údajov alebo aby reflektovala prípadné zmeny v spracovateľských činnostiach, tieto Zásady môžu byť z času na čas zmenené zo strany Spoločnosti. O zmenách budete informovaní zvyčajnými spôsobmi komunikácie.
5.2. Prosím, oznámte akýkoľvek nesúlad s týmito Zásadami Spoločnosti na kontaktoch uvedených vyššie. Spoločnosť dôkladne preverí každé takéto tvrdenie a uskutoční kroky a úkony potrebné k tomu, aby bol zabezpečený súlad s aplikovateľnými právnymi predpismi ochrany osobných údajov.
5.3. Prosím, oznámte oddeleniu ľudských zdrojov akúkoľvek zmenu Vašich osobných údajov, aby Spoločnosť spracúvala osobné údaje správne a bezpečne.
5.4. Prosím, ak ste náš obchodný partner, nezabudnite informovať ktoréhokoľvek svojho zamestnanca, ktorého osobné údaje budú poskytnuté Spoločnosti o týchto Zásadách a všetkých podstatných aspektoch spracúvania Vašich a ich osobných údajov. Ak tak nespravíte, prosím, bezodkladne o tom informujte Spoločnosť, aby mohla splniť informačnú povinnosť a informovať dotknuté osoby priamo.